Zaman Yonetimi

Gelişen dünyada her geçen gün önem kazanan ve yokluğundan şikayet edilen kaynaklardan en önemlisi “zaman” olgusudur. Şüphesiz geri getirilemeyen ya da depolanamayan, sadece harcanılabilen bir kaynak olması bu önemi daha da arttırmaktadır. (Akatay, 2003)

  

Hızla akıp giden zamanı doğru kullanabilmek için önce onu fark etmek ve tanımak gerekir.(Yılmaz ve Aslan, 2002) Bu gereklilik zaman konusunda birçok tanımlamanın ortaya çıkmasına sebep olmuştur. Zaman kavramı bazı tanımlarda, sabit ve herkes tarafından eşit olarak sahip olunan bir kavram olarak görülürken bazı tanımlarda başı ve sonu olmayan soyut bir kavram olarak nitelendirilir.Ancak öznel bir kavram olması nedeniyle zamanın net ve değişmeyen bir tanımını yapmak kolay değildir. (Akatay, 2003)

Zamanı üç ana başlık altında toplamak tanımlamayı kolaylaştırmaktadır. Saat gibi kesin birimlerle ifade edilen, değişmeyen, evrensel olarak kabul gören zaman türü, objektif zaman olarak ifade edilirken, kişi ve duruma göre miktarı farklı hissedilen zaman biçimi subjektif zaman olarak kabul edilir. Bir başka zaman türü ise, Erdem ve Kaya tarafından “yöneticilerin operasyonel işlemler dışında yönetsel çalışmalara ayırdıkları zaman” olarak tanımlanan yönetsel zamandır. (Akatay, 2003)

Zaman boyutları hakkındaki düşüncelerde Einstein’ın İzafiyet teorisiyle birlikte büyük bir artış gözlenmiştir. Bu teoriye göre hız arttıkça zaman yavaşlamaktadır.(Çolakoğlu, Ö.,çev., 2003) Ancak hızın artması ise zamanı etkili kullanmakla mümkün olacaktır.(Pippin, 2000) Bu aşamada “zaman yönetimi” terimi ortaya çıkmaktadır.

Zaman Yönetimi:

Zaman yönetimi, Danimarka’da doğup günümüze dek yayılmaya devam etmiş bir olgudur.(Akatay, 2003) Temelde zamanın uygun şekilde kullanılması ve yapılacak etkinliklerin bir arada yürütülebilecek biçimde planlanması anlamına gelmektedir. (Özgen, 2004)  Zaman yönetimiyle ilgili olarak Drucker“zaman en az bulunan bir kaynaktır, eğer o doğru yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiş sayılmaz” derken(Yılmaz ve Aslan, 2002:26) Time Dergisi yöneticisi Pearson ve Hall zamanın durdurulması ya da kontrol altında tutulması gibi bir olasılığın bulunmadığını söyleyerek bu kavrama itiraz etmiştir. Onlara göre “kişi zamanı değil zamana göre kendini yönetir”. (Akatay, 2003)

Zaman yönetimini iki temel başlık altında toplamak mümkündür:

A.Kişisel Zaman Yönetimi:

Davranışların ve alışkanlıkların yönetilmesi anlamına gelir. Alışkanlıkların değiştirilmesini içerir. Bu durum kararlılık gerektirir.

Alışkanlıkların değiştirilmesi altı aşamada gerçekleşmektedir. Bunlar; alışkanlıklarımızın bizi engellediğinin farkında olmadığımız tasarı öncesi aşama, sorunumuzu anlamaya çalıştığımız tasarı aşaması, harekete geçmek için attığımız ilk gerçek adımın bulunduğu hazırlık aşaması, alışkanlıklarımızı değiştirmek için yaptığımız faaliyetleri içeren hareket aşaması,  karşılaşılan sorun ve sıkıntılarla baş etmek için gösterilen çabaların yer aldığı kararlılık aşaması ve son olarak değişimin tamamlandığı bitirme aşamasıdır. (Özgen, 2004)

Ancak yapılan bir araştırmada alışkanlıklarla zamanı planlama arasında anlamlı bir ilişki bulunamamıştır.(Kelly, 2003)

B.Örgütsel Zaman Yönetimi:

Zaman yönetiminin bir diğer biçimi olan örgütsel zaman yönetimi ise araştırmayla daha ilgilidir. Bu yüzden bu başlık daha ayrıntılı incelenecektir.

Örgütsel zaman yönetimi hakkında bilgi edinmek için öncelikli olarak bilinmesi gereken nokta örgütsel zamanın ne anlama geldiğidir.

Örgütsel zaman, örgütün mal ve hizmet üretebilmesi için belirli bir süre içinde yerine getirilmesi gereken işlevlere, personel ve makineler tarafından harcanan sürelerin toplamıdır. .(Yılmaz ve Aslan, 2002:26). Bu bağlamda örgütsel zaman yönetiminin amacının; bu sürecin düzenlenmesi, etkin bir şekilde kullanılması olduğu söylenebilir. (Akatay, 2003)

Şüphesiz örgütsel ve kişisel zaman yönetimini birbirinden bağımsız birer olgu olarak görmek doğru olmayacaktır. Zira örgütsel faaliyetler içinde bulunan bir yöneticinin zaman gibi değerli bir kaynağı doğru kullanabilmesi için hem kişisel zamanını hem de örgütsel zamanını iyi yönetmesi gerekmektedir. (Yılmaz ve Aslan, 2002)

Örgütsel Zamanın Etkin kullanılmasını sağlayan faktörleri şöyle sıralamak mümkündür:

1.Öncelikleri Belirleme: Yapılması gereken işlerden önemli olanların belirlenmesi ve önem sırasına göre görevlerin yerine getirilmesidir.(Çolakoğlu, Ö.,çev., 2003)

Öncelikleri belirleme konusunda en çok yararlanılan prensip Pareto İlkesi’dir. Pareto ilkesine göre “Bir işe harcanan zamanın %20’si, sonuçların %80’ini oluştururken, harcanan zamanın %80’i sonuçların %20’sini oluşturmaktadır.” (Yılmaz ve Aslan, 2002:28) Yani önemli işler zamanın sadece küçük bir kısmını kapsamaktadır. .(Çolakoğlu, Ö.,çev., 2003)

2.Planlama: Zaman Yönetiminde üzerinde durulması gereken en önemli faktörlerden birisi planlamadır. Doğru bir zaman yönetimi öncelikli olarak amaçların belirlenmesini kapsarken bunun yanı sıra planlı olmayı da içine almaktadır. Planlama, kişinin gitmeyi amaçladığı yöne rasyonel bir yöntemle hareket ederek ne yapması gerektiğine önceden karar vermesidir(Yılmaz ve Aslan, 2002).Bir görüşe göre “planlama için ayrılan her 1 dakika uygulamada 3-4 dakika kazandırmaktadır.”(Akatay, 2003 : 289)

Planlı olma bireyin işinin ne kadar süreceğini tahmin etmesini kolaylaştıracağı ve buna bağlı olarak kişinin motive olmasını sağlayacağı için zaman üzerindeki kontrol duygusunu arttırmaktadır.(Smyte, 1999).Bir araştırmada ise kaygı zaman yönetimiyle ilişkili bulunmamasına karşın zamanı planlamayla negatif yönde ilişkili bulunmuştur. Kaygının azalması planlamayla mümkün olabilmektedir.(Kelly;2003)

Planlama biçimleri kısa vadeli, uzun vadeli ve günlük planlamalar (programlar) olarak sınıflandırılmaktadır. (Çolakoğlu, Ö.,çev., 2003) Bu planlama türleri üç aşamada gerçekleşmektedir: Hedef belirleme, hedefe ulaşmak için plan geliştirme ve planı uygulamak için zamanı denetleme. (Yılmaz ve Aslan, 2002)

3.Zamanı Programlama: Günlük planlar olarak da nitelendirilebilir. Yapılan programlarda bireyin önemli işlerini yüksek enerjiye sahip olduğu saatlere koyması ve yapılması gereken işler konusunda esnek davranması verimlilik açısından büyük önem taşımaktadır. (Yılmaz ve Aslan, 2002)

4.Etkili İletişim: Yöneticinin iletişimde açık olması ve karşısındakinin seviyesine uygun iletişim kurması anlamına gelmektedir. Bu durum gerçekleştiğinde birey iletişimdeki bozukluklardan kaynaklanan zaman kaybını önleyecektir. (Akatay, 2003)

5.Erteleme Davranışının Engellenmesi: Erteleme, bireyin önemli işlerini sonra yapılmak üzere bir kenara bırakmasıdır. Planlamadan farklı olarak ertelenen davranışın ne zaman yapılacağı hakkında kişi kesin bir zaman belirtmez. Kararsızlıktan farkı ise karar verememekten kaynaklanmamasıdır. Erteleme davranışının engellenmesiyle kişinin işleri aksamayacak, zaman kaybolmayacaktır. (Özgen, 2004)

6.Karar Verme: Örgütsel alanda zaman kaybettiren en büyük faktörlerden birisi de karar verme problemidir. Karar verme süreci olması gerektiğinden daha az ise yanlış kararlar alınır ve yeni bir karar vermede fazla zaman harcanır. Karar verme sürecinin artması da zaman kaybetmeye yol açmaktadır. Bu durumda karar vermenin uygun zamanda gerçekleşmesinin zamanı kontrol etmede büyük önem taşıdığını söyleyebiliriz. (Yılmaz ve Aslan, 2002)Özellikle kriz dönemlerinde sınırlı bir zaman diliminde sağlıklı bir karar almanın zor olması kişide stres yaratır.(Akatay, 2003;Tutar, 2000)

Hızlı karar verme politikasının yürütüldüğü kurumlarda çalışanlardan zamanlarını sadece verilen görevleri yerine getirmede kullanmaları istenmekte ve karar verme sürecinde kaybedilecek zaman ortadan kaldırılmaktadır. Bu durum yöneticilerin karar vermeyle ilgili yükünü daha da ağırlaştırmaktadır. Yani karar verme sürecindeki hız kötü sonuçlara yol açmaktadır. (Zell, Glassman & Duron,2007)

 Kullanılan bir başka politika olan depo işlerinde ise hız ve yaratıcılığın her ikisi de göz önünde bulundurulmuştur. Bu, karar vermede gecikmeye yol açmasına rağmen daha doğru fikirlerin ortaya çıkmasına neden olmuştur. Yani bazen karar sürecinin gecikmesi üretim açısından olumlu sonuçlar da doğurabilmektedir.(Zell, Glassman & Duron,2007)

7.Yetki Devri: Wells’e göre yetki devri; “operasyonel ya da yönetsel bir ya da birkaç anlamlı görev ve sorumluğun bir ya da birkaç asta verilmesidir.” (Yılmaz ve Aslan, 2002:32)

Yetki devri önemli ve dikkat edilmesi gereken bir husus olması nedeniyle devredilen görevlerin ne olduğuna bir kez karar verildikten sonra yöneticinin geri çekilmesi gerekir.(Kardam, A., çev., 2006). Ayrıca yönetici hangi astına hangi görevi vermesi gerektiğini bilmelidir.(Akatay, 2003)

       

 Yetki devri kişinin verimini yapabileceklerinden denetleyebileceklerine genişletir ve yapılması gereken daha önemli işler için zaman kazandırır. Astların bilgi ve becerisini geliştirerek karar yetkisinin en alt düzeyde kalmasını sağlar. (Yılmaz ve Aslan, 2002)Bu durum depo işleri politikası yürüten örgütlerde görülür. (Zell, Glassman & Duron,2007)

       

 Birçok yönetici yetkilerini devretme konusunda istekli davranmamaktadır. Ancak zamanın doğru yönetilmesi ve yöneticinin üstündeki yükün azalması için, yöneticilerin astlarına da yetki devretmesi gerekmektedir.(Akatay,2003)Bu durum kişisel zaman yönetimi içerisinde düşünüldüğünde kişinin istekle yapmadığı, kendisini yavaşlatan ve engelleyen işler için geçerlidir.(Pippin, 2000).

Yetki devri üstten asta aktarıldığında bu tür olumlu sonuçlara yol açarken, astın üste yetki devretmesi(ters yönde yetki devri) durumunda olumsuz sonuçlar ortaya çıkmaktadır. Bunun sonucunda işler aksamakta, astlar sorumluluk almaktan kaçınmakta ve zaman kaybolmaktadır.(Yılmaz ve Aslan, 2002) Asttan üste yetki devri daha önce de bahsedilen hızlı karar politikası sürdüren örgütleri anımsatır. (Zell, Glassman & Duron,2007)

8.Kesintileri Ortadan Kaldırma: İş yaşamında en çok karşılaşılan problemler, telefonların uygun biçimde kullanılmaması, gereksiz toplantı ve ziyaretçilerin bulunmasıdır.

Bu tür problemler çalışanların özellikle yöneticilerin işini kesintiye uğratmakta ve işe tekrar konsantre olma güç olduğundan oldukça fazla zaman kaybetmelerine neden olmaktadır. Bu sorunlar kontrol altına alınarak zamandan büyük oranda tasarruf etmek mümkün olabilir.(Akatay,2003)

Örgütsel Zaman Yönetiminde yer alan ve özellikle yöneticiler için büyük tehlike oluşturan bazı eylemler bulunmaktadır. Zaman tuzakları adı verilen bu faktörleri şöyle sıralamak mümkündür:

Plansızlık, öncelikleri belirleyememe, yetki vermeme, erteleme, açık kapı politikası (çalışanları tarafından sürekli ulaşılabilir olması açık kapı politikası olarak tanımlanır. Bu durum yöneticinin işlerini, dolayısıyla zamanını engelleyecektir. Bunun için ara ara ulaşılamayan olmak gerekmektedir.), kesintiler (toplantı, telefon görüşmeleri, ziyaretçiler), “Hayır” diyememe ( Başkalarının isteklerine karşı söylenen her “Evet” kişiye yeni bir sorumluluk getirir. Bu nedenle “hayır” demeyi öğrenmek gerekir.), düzensiz iş mekanı ve masa düzeni (kişinin aradığını bulmasını engelleyeceği için zaman kaybettirir), mükemmeliyetçilik(potansiyelinin üstünde hedef koyarak ona ulaşmaya çalışma ve bu konuda esnek olmama), kendine aşırı güven ya da güvensizlik, yüksek kaygı ve işi hafife alma ve alışkanlıklar. (Akatay,2003; Özgen, 2004; Yılmaz ve Aslan, 2002)

Zaman yönetimi konusundaki tüm teknikler ve ortaya konulan hipotezler bazı bireyler tarafından inkar edilmektedir. Bunun en önemli nedeni bireylerin her şeyi organize etmeyi ürkütücü bulmasıdır. Çünkü bu durum kişiye kontrol edildiği duygusunu verecektir. Zamanın kullanımıyla ilgili yapılmış olan bir araştırmanın sonuçlarına göre kızlar erkeklere oranla zamanlarını daha iyi kullanmaktadır.(Sırmacı, 2003) Bu durumda erkeklerin zaman yönetimine karşı daha tepkili olduğunu ve denetlenmekten daha çok kaçındıkları söylenebilir.

Ancak gerçekte kendini ve zamanını kontrol eden yine kişinin kendisidir. Bu denetlemelerin sürekli olmaması da ortaya konmuş olan bir başka düşünce biçimidir. (Özgen, 2004)

Zamanı etkili kullanmak için ortaya çıkmış olan zaman yönetiminin uygulanması kişisel hayatta, özellikle üretimde verimliliğin sağlanması amacıyla örgütlerde büyük önem taşımaktadır. Çünkü hem yöneticiler hem de örgütler için “zaman” en önemli kaynaktır ve olabildiğince iyi yönetilmelidir. (Akatay, 2003).

Zamanın etkin kullanılması ve zaman tuzaklarından kaçınılması kişinin boş zamanlarının artmasına neden olacaktır. Yapılan bir araştırma sonuçlarına göre kadın öğretim elemanlarının yeteri kadar boş vakti olmadığı ortaya çıkmıştır. Bu çalışmaya göre özel ve sosyal hayatlarındaki rolleri çok fazla zamanlarını almaktadır. (Aydoğan, Gündoğdu, 2006). Ancak bir başka araştırmaya göre öğretmenlerin sosyal ve kültürel faaliyetler için yeterli vakti olmaktadır.(Kaya, Tutal, 2005) Bu durum öğretmen ve öğretim elemanları arasındaki farkı göstereceği gibi zaman üzerindeki kontrol farklılıklarının bir sonucu da olabilir.

Uzman Psikolog Aylin Ozdes

KAYNAKÇA

·         Özgen, C. (2004). Etkili Zaman Yönetimi (1). Ankara: Bilkent Üniversitesi Yayını.

·         Adair, J. (2003). Etkili Zaman Yönetimi (1). (Ö. Çolakoğlu, Çev.). İstanbul: Babıâli Kültür Yayıncılığı.

·         Akatay, A. (2003). Örgütlerde Zaman Yönetimi. Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 2 (10), 281–300.

·         Yılmaz, A., Aslan, S. (2003). Örgütsel Zaman Yönetimi. Cumhuriyet Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, 1 (3), 25–46.

·         Sırmacı, N. (2003). Matematik Öğretmenliği Anabilim Dalı Öğrencilerinin Ders Çalışma Alışkanlıklarının Farklı Değişkenler Açısından İncelenmesi. Kastamonu Eğitim Dergisi, 2 (11), 259–366.

·         Aydoğan, İ., Gündoğdu, F. B. (2006). Kadın Öğretim Elemanlarının Boş Zamanlarını Değerlendirme Etkinlikleri. Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 2 (21), 217–232.

·         Kaya, K., Tutal, Y. (2005). Öğretmenlerin Boş Zamanlarında Sosyal ve Kültürel Etkinliklere Katılımları ile İlgili Tutumları. Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, 2 (10), 271–289.

·         Zell, D. M., Glassman, A. M. & Duron, S.A. (2007). Strategic Management in Turbulent Times: The Short and Glorious History of Accelerated Decision Making at Hewlett-Packard. Organizational Dynamics, 1 (36), 93–104.

·         Francis-Smythe, J. A. (1999). On The Relationship Between Time Management and Time Estimation. The British Psychological Society, 1 (90), 333–347.

·         Kelly, W. E. (2003). No Time to Worry: The Relationship Between Worry, Time Structure and time Management. Personality and Individual Differences, 1 (35), 1119–1126.

·         Pippin, A. (2000). Time… Time… Not Enough Time. Hispanic Times.

·         Mentor,P.(2006). Zaman Yönetimi. (A. Kardam, Çev.).İstanbul: Optimist Yayınları